Расчёт зарплаты и страховых взносов за сотрудника в 2026 году

Из чего складывается стоимость сотрудника

Когда работодатель договаривается с сотрудником о зарплате, важно различать три суммы. Первая — оклад (зарплата «гросс»), то есть начисленная сумма до удержаний. Вторая — зарплата «на руки», которую сотрудник получает после удержания НДФЛ. Третья — полная стоимость сотрудника для работодателя, в которую сверх оклада входят страховые взносы.

НДФЛ работодатель удерживает из зарплаты сотрудника — это деньги работника, которые компания лишь перечисляет в бюджет как налоговый агент. А вот страховые взносы работодатель платит сверх зарплаты из своих средств — они не уменьшают сумму «на руки», но увеличивают реальные расходы на персонал.

Поэтому правильная формула стоимости сотрудника: оклад плюс страховые взносы. При окладе, скажем, 100 000 ₽ сотрудник получит на руки меньше (за вычетом НДФЛ), а работодатель потратит больше (оклад плюс взносы). Понимание этой разницы критично при найме и планировании фонда оплаты труда.

НДФЛ: прогрессивная шкала с 2025 года

С 2025 года НДФЛ для резидентов считается по прогрессивной шкале. Базовая ставка 13% применяется к доходу примерно до 2,4 млн ₽ в год, а с суммы превышения ставка растёт — далее ступени 15%, 18%, 20% и максимум 22% для самых высоких доходов. Для большинства сотрудников с обычной зарплатой действует ставка 13%.

НДФЛ удерживается при выплате зарплаты: работодатель начисляет оклад, удерживает налог и перечисляет в бюджет, а сотруднику выдаёт остаток. Сотрудник вправе уменьшить налоговую базу за счёт вычетов — стандартных (на детей), социальных (лечение, обучение), имущественных (покупка жилья), и тогда удержанный НДФЛ частично возвращается.

Прогрессия считается нарастающим итогом с начала года, и повышенная ставка применяется только к части дохода, превышающей порог, а не ко всей сумме. Для рядового сотрудника со среднемесячной зарплатой годовой доход редко переходит первый порог, поэтому на практике чаще всего применяется ставка 13%.

Страховые взносы за сотрудника

За каждого сотрудника работодатель платит страховые взносы. Большая часть взносов с 2023 года объединена в единый тариф, который перечисляется одной суммой и затем распределяется фондами на пенсионное, медицинское и социальное страхование. Отдельно платятся взносы на травматизм (от несчастных случаев) по тарифу, зависящему от класса риска деятельности.

Стандартный совокупный тариф взносов (без льгот) составляет около 30% от зарплаты в пределах установленной предельной базы и меньше — с суммы сверх базы. Плюс взносы на травматизм — от 0,2% и выше в зависимости от вида деятельности. Точные ставки и предельную базу на 2026 год уточняйте, так как база ежегодно индексируется.

Именно взносы делают сотрудника дороже оклада примерно на треть. Но для малого и среднего бизнеса действует существенная льгота, которая заметно снижает эту нагрузку, — о ней дальше.

Льгота по взносам для МСП

Для субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) действуют пониженные тарифы страховых взносов. Суть льготы: часть зарплаты в пределах минимального размера оплаты труда (МРОТ) облагается по стандартному тарифу, а часть зарплаты сверх МРОТ — по сниженному тарифу (ориентировочно 15% вместо 30%). Это существенно удешевляет содержание персонала с зарплатой выше МРОТ.

Чтобы пользоваться льготой, компания или ИП должны быть включены в реестр МСП — он ведётся автоматически на основе данных отчётности. Льгота применяется к выплатам сверх МРОТ помесячно по каждому сотруднику и не требует отдельного заявления, если вы есть в реестре.

Для растущего бизнеса с штатом эта льгота — заметная экономия. Чем выше зарплаты относительно МРОТ, тем больше доля, облагаемая по сниженной ставке, и тем сильнее эффект. Конкретный размер пониженного тарифа и условия уточняйте на актуальный 2026 год — параметры периодически корректируются.

Пример расчёта зарплаты и взносов

Чтобы цифры стали наглядными, разберём условный пример. Возьмём сотрудника с окладом 100 000 ₽ в месяц у работодателя из реестра МСП. Все суммы — условные, для иллюстрации механики, точные тарифы и МРОТ на 2026 год уточняйте.

Сначала считаем, что получит сотрудник. НДФЛ по ставке 13% от 100 000 ₽ — это 13 000 ₽. Значит, на руки сотрудник получит 87 000 ₽. Теперь считаем расходы работодателя: сверх оклада он платит страховые взносы. Условно при льготе МСП часть зарплаты до МРОТ облагается по 30%, остальное — по 15%; ориентировочно совокупные взносы по такому окладу составят порядка 17–20 тыс. ₽. Итого полная стоимость сотрудника для работодателя — примерно 117–120 тыс. ₽ в месяц.

Вывод из примера прост: сотрудник «стоит» работодателю заметно больше, чем видит сам в виде зарплаты «на руки», и больше, чем оклад. При планировании найма всегда закладывайте взносы сверх оклада, иначе фонд оплаты труда окажется недооценён.

Сроки уплаты НДФЛ и взносов через ЕНС

С 2023 года почти все налоги и взносы платятся через единый налоговый счёт (ЕНС) единым налоговым платежом. Деньги перечисляются на ЕНС, а затем распределяются по обязательствам на основании уведомлений и отчётности. Подробно про механику — в материале ЕНС и ЕНП.

Ключевые даты завязаны на числа 25 и 28. По общему правилу уведомление об исчисленных суммах подаётся к 25-му числу, а сам платёж списывается к 28-му. По НДФЛ действуют свои периоды удержания и сроки уплаты, привязанные к этим датам, — НДФЛ перечисляется несколько раз в месяц в зависимости от дат выплат.

Страховые взносы за сотрудников уплачиваются ежемесячно, тоже через ЕНС, к установленному сроку. Нарушение сроков влечёт пени и потерю права на льготы, а несвоевременная подача уведомлений — путаницу в распределении платежей. Поэтому зарплатные налоги удобнее вести в бухгалтерской программе, которая сама формирует расчёты и уведомления.

Отчётность по сотрудникам

Наличие сотрудников добавляет работодателю целый блок отчётности. Это персонифицированные сведения о физлицах, расчёт по страховым взносам, расчёт 6-НДФЛ, отчёты в Социальный фонд (ЕФС-1) о стаже, кадровых событиях и взносах на травматизм. Сроки и формы строго регламентированы, а ошибки и просрочки наказываются штрафами.

Отчётность сдаётся ежемесячно, ежеквартально и по событиям (приём, увольнение, перевод сотрудника отражаются почти сразу). Объём отчётности — одна из причин, по которой наём первого сотрудника заметно усложняет бухгалтерию ИП, который раньше вёл учёт сам.

Поэтому при появлении штата большинство предпринимателей переходят на бухгалтерское обслуживание или специализированный сервис. Как вести учёт самому, пока бизнес небольшой, — в материале как вести бухгалтерию ИП самому; для удобной выплаты зарплат пригодится зарплатный проект.

Как снизить нагрузку на зарплату законно

Полностью избавиться от налогов на зарплату нельзя, но законно снизить нагрузку реально. Главный инструмент — льгота по взносам для МСП: убедитесь, что компания в реестре, и тогда выплаты сверх МРОТ облагаются по сниженному тарифу. Это работает автоматически и не требует усилий, кроме контроля статуса.

• Используйте пониженные тарифы взносов для МСП — проверьте, что вы в реестре.
• Для проектных и разовых задач привлекайте самозанятых — но без подмены трудовых отношений (см. отдельную статью).
• Применяйте налоговые вычеты сотрудников — это снижает их НДФЛ, повышая привлекательность работы у вас.
• Не дробите бизнес ради льгот искусственно — это квалифицируется как схема с доначислениями.
• Платите белую зарплату: «серые» схемы дают разовую экономию, но риск штрафов и доначислений намного выше.

Как удобно выплачивать зарплату

Технически зарплату удобнее всего выплачивать через зарплатный проект — это услуга банка, при которой работодатель одним реестром перечисляет деньги, а банк сам распределяет их по картам сотрудников. Это экономит время бухгалтера и снижает риск ошибок в реквизитах по сравнению с разовыми переводами на каждого. Как это устроено — в материале зарплатный проект: что это.

Зарплатный проект обычно идёт в связке с расчётным счётом компании, и многие банки дают его бесплатно или с льготным обслуживанием при открытии расчётного счёта. По закону сотрудник вправе получать зарплату на карту любого банка (право на «зарплатное рабство» отменено), поэтому при выборе зарплатного проекта смотрите на удобство для бизнеса, а не только на банк сотрудников.

Сами налоги и взносы при этом считаются и платятся отдельно через ЕНС вне зависимости от того, каким способом перечислена зарплата. Зарплатный проект решает задачу выплаты денег людям, а не уплаты налогов — это разные процессы, которые удобно вести в одной бухгалтерской системе.